Bei Konflikten im beruflichen Kontext wird der Mediator meistens von einer Führungskraft oder der Personalabteilung kontaktiert. In anderen Bereichen wird der Erstkontakt von einer der Konfliktparteien oder von einer externen Institution gesucht (z.B. Gericht, Rechtsschutzversicherung).

Wenn nach genauer Prüfung der Situation eine Mediation angezeigt scheint, lädt der Mediator die Konfliktpartien, nach Zustimmung beider Seiten, zu einer «Mediationssitzung» ein. Es kommt vor, dass die Konfliktparteien den Wunsch äussern, den Mediator zuerst allein zu treffen (solche individuelle Sitzungen sind nicht zwingend, können aber unsicheren oder ablehnenden Parteien helfen, die Person des Mediators sowie den Verlauf der Mediation besser einzuschätzen und auch etwas Abstand zu gewinnen). Der Mediator ist verpflichtet, ethische Regeln einzuhalten (insbesondere Vertraulichkeit, Unparteilichkeit gegenüber den Medianten und Neutralität in Bezug auf die vorgeschlagenen Lösungen). Der Mediator unterstützt die Konfliktparteien dabei, ihre Verhandlungsthemen zu erörtern, die aktuellen Bedürfnisse konstruktiv zu formulieren um dann möglichst kreative Lösungsoptionen zu entwickeln. Schliesslich wird eine sogenannte Mediationsvereinbarung erarbeitet. Das Handbuch «Mediation: Konflikte im Dialog lösen» gibt einen guten Überblick über den Ablauf von Mediationen (siehe links oben)

Die Mediation ist eine Dienstleistung für die ein Kostenvoranschlag eingeholt werden kann. Die Statistik des FSM über die Mediation in der Schweiz gibt hier ebenfalls einen tariflichen Überblick: Statistik FSM Mediation Schweiz

Die Kosten einer Mediation variieren je nach Komplexität des einzelnen Falles und sind auch abhängig von der Anzahl Sitzungen und der Anzahl beteiligter Personen. In den meisten Fällen dauert eine Mediation zwischen 3 und 5 Sitzungen, im statistischen Durchschnitt 4,4 Sitzungen (inkl. Familienmediationen, die länger dauern).

In Einzelfällen ist eine Mediation kostenfrei (z.B. Strafmediation für Minderjährige, Gesundheitsmediationen in gewissen Kantonen, oder von lokalen Vereinen durchgeführte Mediationen im Quartier). Andererseits findet man Honorare von Mediatoren, die nach Wirtschaftsanwaltstarifen abrechnen (z. B. Mediationen zwischen Unternehmen). Der Grossteil der Honorare bewegt sich zwischen 150 und 250 Franken pro Stunde.

Rechtschutzversicherungen bieten ihren Versicherten zunehmend die Wahl zwischen Anwalt und Mediator und unterstützen somit die Suche nach einer einvernehmlichen Lösung.